Każdy specjalista ds. Public Relations realizując zadania budowy pozytywnego wizerunku firmy i jej marek, zapobiegania kryzysom wizerunkowym w mediach i utrzymywania dobrych relacji z otoczeniem powinien wspomagać się odpowiednimi narzędziami. Są one w stanie bardzo ułatwić wykonywaną pracę, przyspieszyć realizację wszystkich celów i osiągnięcie najlepszych efektów (w tym postawionych przez kierownictwo KPI).
Przygotowaliśmy taką listę programów i aplikacji, które mogą pomóc w sprawnej realizacji zawodowych projektów w PR. Oczywiście nie ma potrzeby zastosowania pełnej gamy takich rozwiązań. Każdy PR-owiec niech dostosuje korzystanie z tych zaproponowanych tu tooli wedle własnych potrzeb i sprawowanych obowiązków. Lista też nie jest pełna. Zdajemy sobie sprawę, że pojawiają się na rynku kolejne narzędzia, które mogą usprawnić pracę w działach Public Relations. Będziemy ją na bieżąco uzupełniać.
1 – Analiza trendów wyszukiwawczych: Google Trends
Google Trends to serwis udostępniający informacje na temat liczby, pochodzenia, zależności od czasu i głównych regionów zapytań zadawanych przez użytkowników wyszukiwarki Google. Usługa pozwala m.in. na porównanie częstości interesujących nas zapytań na jednym wykresie. Ranking można sortować także według języka, państwa i województw, z którego zapytania pochodzą. Narzędzie wskazuje na frazy podobne do zapytania i zyskujące na popularności tematy pokrewne, stanowiąc cenną bazę wiedzy dla specjalisty PR.
2 – Analiza zachowań użytkowników na serwisie www: Google Analytics
Google Analytics to kluczowe narzędzie do analizy bieżących i archiwalnych statystyk naszych serwisów WWW. Umożliwia pobranie dziesiątek raportów związanych ze zbieraniem danych dotyczących ruchu internetowego, wskaźników konwersji i ROI.
Daje możliwość tworzenia segmentów użytkowników według źródła ruchu lub zachowania w serwisie. Dane możemy eksportować w kilku formatach (m.in. CSV, XLSX czy PDF). Co najważniejsze dowiemy się, które content przyciąga największe zainteresowanie i na jak długo, jak chętnie są pobierane oraz czytane nasze raporty czy informacje prasowe.
3 – Analiza skuteczności obecności witryn internetowych w wyszukiwarce Google: Google Search Console
Narzędzia i raporty Google Search Console pomagają mierzyć ruch i wydajność witryny w wyszukiwarce, optymalizować treści, rozwiązać wszelkie problemy z tym związane i sprawić, aby pokazywała się ona wyżej w wynikach wyszukiwania na określone słowa kluczowe. Jest też skarbnicą wiedzy na temat słów, na które jesteśmy często wyszukiwani oraz klikani. Pokazuje frazy na które jesteśmy wysoko w Google oraz te, nad którymi musimy jeszcze popracować i dotworzyć contentu oraz linków.
4 – Narzędzia do monitoringu mediów: Newspoint
Dzięki narzędziom do monitoringu mediów PR-owiec może na bieżąco sprawdzać, jak obraz danej marki kształtuje się w mediach. Może śledzić, jak rozchodzą się publikowane komunikaty prasowe i jak są oceniane przez odbiorców. Dotrze do danych, jak często jego marka i konkurencja jest prezentowana i w jakich typach mediów.
W Newspoint poszczególne publikacje można analizować pod kątem:
Monitoring mediów to też narzędzie do budowy bazy dziennikarzy piszących o konkretnej branży. Dzięki analizie wyszukanych publikacji możemy rozszerzać nasz content o nowe słowa i terminy, jako inspiracja do napisania nowych artykułów. Unikniemy kryzysów, które zaliczyły inne marki i poznawać metody działania prowadzące do wyjścia z takich sytuacji. Monitoring pozwala na bieżące śledzenie kampanii promocyjnych i informacji prasowych konkurencji. Umożliwia ustawienie alertów na słowa kluczowe aby być na bieżąco powiadamianym o wszelkich istotnych publikacjach. Wszelkie dane i wykresy z monitoringu możemy pobrać w postaci wykresów czy diagramów i wykorzystać w social media czy podsumowujących raportach.
5 – Narzędzia do e-mail marketingu i wysyłek newsletterów: Getresponse, Sare, Freshmail
W dzisiejszych czasach nie wyobrażamy sobie pracy w PR bez zaawansowanych platform umożliwiających masowe wysyłki komunikatów prasowych, newsletterów czy mailingów promocyjnych. To w takich systemach możemy wysyłać w kilka sekund setki maili, personalizować treści, targetować odbiorców i sprawdzać statystyki, kto i kiedy otworzył wiadomość, kto w który link kliknął, a kto nie chce już otrzymywać naszych wysyłek. To tam budujemy nasze bazy odbiorców zgodnie z obowiązującym prawem i pozyskujemy na to zgody marketingowe. My polecamy trzy narzędzia tego typu, które sami testowaliśmy lub wykorzystujemy do codziennej pracy: Getresponse, Sare, Freshmail.
6 – Narzędzia do przygotowywania obrazków: Canva
W dzisiejszych czas PR-owiec musi umieć dobrać odpowiednie obrazki i je przygotować do wysyłki dla dziennikarzy, czy do wstawienia na stronę internetową. Nie ma jednak potrzeby nauki obsługi wielkich kombajnów graficznych typu Photoshop czy Corel Draw. Nie zaszkodzi, ale gdy nie mamy czasu na naukę, czy budżetu na ich zakup, warto się zainteresować darmowymi rozwiązaniami typu Canva. Ich obsługa jest intuicyjna i do wielu podstawowych prac graficznych z powodzeniem wystarczą.
7 – Narzędzia do obróbki zdjęć: IrfanView
Wielokrotnie mierzymy się z potrzebą przycięcia zdjęć czy zmiany ich rozmiarów. Kolejne potrzeby to wyostrzanie, dodanie filtrów, rozjaśnianie czy sklejenie 2 zdjęć w jedno. Dodajemy znaki wodne czy stopkę © z oznaczeniem autora w celu dochowania praw autorskich. Irfan View jest idealnym narzędziem jeśli chcemy taki proces przeprowadzać hurtowo przy setkach zdjęć. A co z usunięciem czerwonych oczu na zdjęcia – jest też tam i taka opcja. Ponadto program współpracuje ze skanerem, umożliwia dokonywanie zrzutów ekranowych i przygotowywanie wygaszaczy (SCR) z pokazem slajdów.
8 – Wysyłka i publikacja komunikatów prasowych: NetPR
Odwiedzaliście kiedyś nasz serwis prasowy http://media.newspoint.pl/? Korzystamy tam z biura prasowego – oprogramowania w chmurze (SaaS) wspierającego naszą komunikację i public relations. Chodzi o NetPR. Taka technologia do budowy centrów informacyjnych – newsroomów, biur prasowych i witryn informacyjnych marek – zapewnia:
9 – Narzędzia do zarządzania czasem: Toggl
Nowoczesne podejście do wykonywania wielu zadań wiąże się z umiejętnością zarządzania czasem i zespołem. Może w tym pomóc odpowiednia aplikacja. Z Toggl możesz śledzić upływający czas realizacji projektu, dzięki czemu dotrzymasz ustalonych deadline’ów. Efektywnie przydzielisz zadania i będziesz mógł monitorować godziny pracy, które każdy poświęcił na ich wykonywanie. Badania wskazują 25% wzrost liczby rozliczanych godzin (lepsza efektywność pracy) dzięki Toggl.
10 – Narzędzia do wideokonferencji: Zoom, Google Meet
Pandemia udowodniła, że można się biznesowo spotykać online i na wielu płaszczyznach takie spotkania są bardzo owocne. Nie trzeba tracić czasu na dojazdy i ponosić związanych z tym kosztów. Do tego dochodzi możliwość prowadzenia webinarów czy po prostu pracy zdalnej i szybkich spotkań z zespołem. Takie burze mózgów czy biznesowe meetingi mogą się odbywać z wykorzystaniem wielu aplikacji. My w Newspoint korzystamy głównie z Google Meet i Zooma.
11 – Przesyłanie plików ftpem: FileZilla
Nowoczesny PR-owiec powinien poradzić sobie z ciężkimi plikami i załącznikami. Takich nie wyślemy e-mailem. Warto je wstawić na nasz serwer i w treści komunikatu wstawić link do takich dodatkowych materiałów. Jednym z prostszych w obsłudze narzędziem do zarządzania plikami na naszym serwerze jest FileZilla. FileZilla obsługuje połączenia za pomocą protokołów FTP, SFTP oraz FTPS wraz ze wszystkimi ich funkcjami. Dodawanie plików odbywa się na zasadzie przeciągnij i upuść i pozwala przenosić hurtowo pliki między naszym komputerem a serwerem.
12 – Pisanie za pomocą głosu: SpeechTexter
SpeechTexter to aplikacja zamiany mowy na tekst, która pomaga bardzo szybko i łatwo konwertować wypowiadane, czy czytane zdania na tekst. Jest to bardzo przydatne narzędzie dla osób, które nie potrafią szybko i bezwzrokowo pisać na klawiaturze. Korzystają z niej dziennikarze, studenci, blogerzy, copywriterzy i ludzie biznesu, którzy muszą szybko i sprawnie robić notatki. Wystarczy nacisnąć przycisk mikrofonu i rozpocząć mówienie. Aplikacja sama dokonuje transkrypcji Twojej mowy na tekst w czasie rzeczywistym. Wykorzystujemy ją wielokrotnie do przygotowywania relacji z najważniejszych konferencji z dziedziny marketingu i PR.
13 – Narzędzia do tworzenia landing pages: Landingi.pl
Jeśli polubiliście Canvę polubicie też Landingi.pl – serwis to tworzenia stron docelowych i microsite’ów wykorzystywanych w kampaniach sprzedażowych i promocyjnych, czy do zapisu na najnowszy raport, czy poradnik do pobrania za lead. To także narzędzie do zarządzania landing page’ami – zbierania leadów, zarządzania mikro konwersjami, czy prowadzenia testów A/B, aby optymalizować i modyfikować taką stronę. Co najważniejsze nie musisz znać języka HTML czy PHP, aby taką podstronę stworzyć. Landingi zapewniają mnóstwo szablonów, a cała praca polega tylko na przesuwaniu odpowiednich klocków – składowych strony www, którą chcesz stworzyć.
14 – Narzędzia do weryfikacji oryginalności swoich lub konkurencyjnych treści: Quetext, Copyscape
Quetext oraz Copyscape są niezwykle skutecznymi programami dla twórców, którzy chcą zweryfikować oryginalność swoich treści lub tekstów konkurencji. To narzędzia do sprawdzania duplikatów i plagiatów – kompleksowy wynik analizy jest poparty miliardami analizowanych źródeł internetowych. Cenna wiedza dla każdego PR-owca.
15 – Tłumaczenia online: Google Tłumacz
Wielokrotnie tworząc w Newspoint content na bloga, czy do raportów branżowych posiłkujemy się aktualnymi badaniami i raportami – tekstami w obcych językach. Pomaga nam w tym translator online Google. Wystarczy wkleić tam duży fragment tekstu, a aplikacja natychmiast przetłumaczy go na dowolny język. Oczywiście taki tekst przed wykorzystaniem trzeba jeszcze przejrzeć pod kątem składni i błędów, dokonać odpowiednich poprawek i dostosować pod rynek polski, ale takie rozwiązanie jest szybsze i tańsze. Nie zawsze przecież potrzebujemy przysięgłego tłumacza, czy posiadamy w zespole osoby z poziomem native speaker’a.
16 – Bieżąca analiza parametrów SEO serwisu www: SEO Quake
SEO Quake to bezpłatna wtyczka, która zapewnia wgląd w kluczowe wskaźniki SEO na przeglądanym właśnie serwisie www – własnym albo dowolnym innym. Dodatkowo znajdziecie tam inne przydatne narzędzia, takie jak audyt SEO całego serwisu, analiza linków wewnętrznych / zewnętrznych, czy raport gęstości słów kluczowych. To co działa dobrze i to co wymaga poprawy. Wszystko czytelne i intuicyjne, dużo liczb i wskazówek. SEO Quake działa na przeglądarkach internetowych Chrome, Firefox i Opera. Wszystko to bardzo potrzebna wiedza dla PR-owca, który zajmuje się działaniami z zakresu e-PR.
17 – Zarządzanie kontaktami – CRM
Jeśli nie posiadasz biura prasowego z prawdziwego zdarzenia, o którym wcześniej pisaliśmy, to powinieneś korzystać z CRM – aplikacji do zarządzania kontaktami. Zarówno do dziennikarzy, partnerów biznesowych, organizatorów eventów czy firm gadżetowych i prezentowych. Takich danych każdy PR-owiec posiada setki. W dzisiejszych czasach prowadzenie takiej bazy w arkuszach Excela to za mało. CRM ma wiele funkcji związanych z kalendarzem, historią kontaktu czy raportowaniem. Na rynku jest wiele tego typu rozwiązań – każde szyte na miarę pod konkretnego klienta w zależności od potrzeb, funkcjonalności, czy liczby posiadanych kontaktów.
18 – Konwerter obrazu na tekst OCR: Onlineocr.net/pl/
Zapewne nie raz zdarzało się wam przynieść z targów czy konferencji ulotki czy gazetki, z których pomysły i teksty chcielibyście wrzucić do bazy materiałów, aby z nich potem czerpać inspiracje. Nie chodzi tu o zrobienie zdjęcia czy skanu, ale dotarcie do konkretnych tekstów. Przepisywanie tego wszystkiego to strata czasu. Są narzędzia typu konwerter obrazu na tekst pozwalające wyodrębnić tekst z obrazu lub przekonwertować plik PDF na format .doc, Excel lub tekst online. Chodzi o oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków. My chętnie korzystamy z narzędzia Onlineocr.net/pl.
19 – Pomysły na nowe treści: AnswerThePublic
AnswerThePublic to kopalnia wiedzy konsumenckiej, którą możesz wykorzystać do tworzenia świeżych, niezwykle przydatnych treści, opisów produktów i usług. W efekcie otrzymujemy zastawy przyimków, porównań, pytań, powiązań i relacji oraz alfabetyczne listy fraz podobnych do poszukiwanej przez ciebie. Całe mnóstwo propozycji. AnswerThePublic nasłuchuje danych autouzupełniania z wyszukiwarek, takich jak Google, a następnie szybko wyszukuje każdą przydatną frazę i pytanie, które ludzie zadają na temat twojego słowa kluczowego. Wszystko na bazie codziennych wyszukiwań w Google, których dokonuje się 3 miliardy, a 20% z nich nigdy wcześniej nie było wyszukiwane. Przetestujcie koniecznie.
20 – Bazy synonimów i wyrazów bliskoznacznych: Synonim.net
Są u nas w zespole eksperci, którzy pamiętają jeszcze czasy wertowania drukowanej wersji „Słownika wyrazów bliskoznacznych” pod redakcją Stanisława Skorupki. Duża zielona książka. Te czasy minęły i mamy do dyspozycji internetową wersję w postaci słownika synonimów języka polskiego – Synonim.net. W słowniku tym znajduje się ponad 600 tys. synonimów do prawie 150 tys. słów i wyrażeń. To prawdziwa kopalnia pomysłów, aby nie używać w naszych tekstach powtarzających się słów. Co ważne, słownik jest ciągle rozwijany i dodawane są nowe słówka, a wszystko jest zupełnie za darmo.
***
Znasz jeszcze jakieś ciekawe narzędzia dla zespołów PR, które możesz polecić? Pochwal się w komentarzu.